More Patience and Creativity: Team Learning in Online Stakeholder Workshop settings

This article discusses a design research project in which design practitioners and researchers collaborated to develop training guidelines and a toolset for astakeholder workshop to be implemented by partner organisations of the Arts on the Margins: Arts as Social Sculpture (AMASS; 2020–2023) project. It focuses on the learning experiences of the design team, which was comprised of four people who created the online environment for the stakeholder workshop.The team members, who are also the authors of this article, were all designers and researchers with varied backgrounds and experiences. The workshopactivities were adapted from a face-to-face format to an online environment due to the COVID-19 pandemic. The objectives of the article are to explore the team dynamics, approaches to design development within digital environments. The use of collaborative autoethnography (CAE) and reflection enabled the design team to assess their design processes and learn from critical discussion. The results will present guidelines for teams developing and conducting online workshops in digital environments

Generating Stakeholder Workshops for Policymaking in Digital Environments through Participatory Service Design

This article presents the design and research process of a design team of four designer-researchers, who are also the authors of this article and collaborated to develop training guidelines and a toolset for stakeholder workshops. The intention was to use the series of stakeholder workshops as a key method for developing policy recommendations about the role of arts in mitigating societal challenges. The stakeholder workshops were implemented across Europe by the partners of the European Commission H2020-funded project, Acting on the Margins: Arts as Social Sculpture (AMASS). Due to the onset of the COVID-19 pandemic, the designer- researchers had to transfer all activities, such as face-to-face workshops and their own work processes, to a digital environment and online participation. The digital toolset and user guidelines were aimed at training the project partners to conduct stakeholder workshops and collect data for creating cultural policy roadmaps that would be context- specific for the European region where they were located. The design process for creating the digital artefacts, such as the digital toolset, user guidelines and online workshop environment, is discussed in this article, in addition to this study’s opportunities and limitations.peer-reviewe

More Patience and Creativity:Team Learning in Online Stakeholder Workshop settings

This article discusses a design research project in which design practitioners and researchers collaborated to develop training guidelines and a toolset for astakeholder workshop to be implemented by partner organisations of the Arts on the Margins: Arts as Social Sculpture (AMASS; 2020–2023) project. It focuses on the learning experiences of the design team, which was comprised of four people who created the online environment for the stakeholder workshop.The team members, who are also the authors of this article, were all designers and researchers with varied backgrounds and experiences. The workshopactivities were adapted from a face-to-face format to an online environment due to the COVID-19 pandemic. The objectives of the article are to explore the team dynamics, approaches to design development within digital environments. The use of collaborative autoethnography (CAE) and reflection enabled the design team to assess their design processes and learn from critical discussion. The results will present guidelines for teams developing and conducting online workshops in digital environments

Early Phase of Healthcare-Related Service Design

Healthcare organizations are under constant pressure to develop and reform. The object to be developed may vary from the hospital’s signs to national social and healthcare reforms. Service design and co-design provide one way to research and develop healthcare services. These different ways of approaching development can support and inspire people to participate in the development process. This research focused on examining the early phase of healthcarerelated service design and determining what is needed before starting an actual design process in a healthcare organization. The focus was narrowed to looking at the perspectives of healthcare professionals as well as how they can be introduced to service design and co-design and, thus, how to arouse their interest in design-driven development activities. These perspectives generated the main research question: How can service design and co-design approaches support the early phase of healthcarerelated service development? This article-based research is grounded in constructivism and encompasses a qualitative research project using case study and ethnography as the methodological choices. The research was carried out through four sub-studies, formulated as academic publications. Sub-study I investigated service design tools and collaborative practices used to support and develop customer journeys and hospital management practices. Sub-study II aimed to understand how patients’ experiences and co-design methods were used in the pre-construction phase of a new hospital. Sub-studies III and IV were conducted through three design sprints and assessed, for instance, the involvement of healthcare professionals as part of the design sprints and what were the strengths and weaknesses of the design sprints, especially in relation to the development of healthcare services. The findings from these sub-studies yielded the following conclusions. First, benchmarking is an important process both for developing hospital management practices and for selecting efficient design-based methods during the development process. Second, design methods are a way to create and share a vision, understand service ecosystems, concretize services, and gather evidence of the benefits of service design and co-design. Third, the pressured timescale and limited healthcare resources challenge participation in co-design and the usage of design methods. Lastly, the design sprint in healthcare is an efficient process for knowledge and information sharing, understanding the design process, learning different design methods, and creating synergy among stakeholders. Design sprints can, therefore, be seen as an intensive introduction to the service design field and co-design. The principle result of this research is a practical framework for the early phase of healthcare-related service design – before the actual development process. The framework introduces three main sub-phases: benchmarking, preparation, and design sprint. The framework allows for observing the different levels of service ecosystems, clarifying the early phase of healthcare-related service design, such as the dimensions of the service to be developed and the resources needed during the development process, and discussing the design methods suitable for everyday work.Terveydenhuollon organisaatiot ovat jatkuvien uudistuspaineiden alla. Kehitettävän kohteen mittasuhteet voivat vaihdella sairaalan opastauluista valtakunnallisiin sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksiin. Palvelumuotoilu ja yhteissuunnittelu tarjoavat yhden tavan tutkia ja kehittää terveydenhuollon palveluita. Nämä erilaiset kehittämisen tavat voivat tukea ja innostaa ihmisiä osallistumaan kehittämisen prosessiin. Väitöskirjassa tutkittiin terveydenhuollon palveluiden kehittämisprosessin alkuvaihetta terveydenhuollon organisaatiossa. Tutkimus rajattiin erityisesti terveydenhuollon ammattilaisten näkökulmiin, sekä siihen, millä tavoin ammattilaiset voidaan tutustuttaa palvelumuotoiluun ja yhteissuunnitteluun, ja miten herätetään heidän kiinnostuksensa muotoilulähtöiseen kehittämistoimintaan. Tästä lähtökohdasta syntyi tutkimuksen pääkysymys: miten palvelumuotoilun ja yhteissuunnittelun lähestymistavat voivat tukea terveydenhuoltopalveluiden kehittämisen alkuvaihetta? Väitöskirja on artikkelipohjainen. Sitä ohjaa konstruktivistinen paradigma. Tutkimusstrategia on laadullinen, ja sen metodologisia valintoja ovat etnografia ja tapaustutkimus. Väitöstutkimus on jaettu artikkeleiden mukaan neljäksi osatutkimukseksi. Ensimmäisessä osatutkimuksessa tarkasteltiin palvelumuotoilun työkaluja ja yhteissuunnittelun tapoja sairaalan johtamiskäytäntöjen tukemisessa ja kehittämisessä. Toisen osatutkimuksen tavoitteena oli ymmärtää, miten potilaiden kokemukset ja yhteissuunnittelun menetelmät on otettu huomioon sairaalanrakennusprojektin esisuunnitteluvaiheessa. Kolmannessa ja neljännessä osatutkimuksessa toteutettiin kolme muotoilusprinttiä. Niiden kautta tarkasteltiin muun muassa terveydenhuollon ammattilaisten osallisuutta osana muotoilusprinttiä sekä sitä, mitkä ovat muotoilusprinttien vahvuudet ja heikkoudet erityisesti terveydenhuollon palveluiden kehittämisessä. Näiden osatutkimusten kautta kiteytyivät vastaukset tutkimuskysymyksiin. Tutkimustuloksina kyettiin osoittamaan, että vertailuanalyysi, eli benchmarking, on tärkeä prosessi niin sairaalan johtamiskäytäntöjen kehittämisessä kuin toimivien muotoilulähtöisten menetelmien valinnassa kehittämisprosessin aikana. Muotoilun menetelmät osoittautuivat tavaksi luoda ja jakaa visioita, ymmärtää palveluekosysteemejä, konkretisoida palveluja ja kerätä todisteita palvelumuotoilun ja yhteissuunnittelun hyödyistä. Tulokset osoittavat, että aikataulupaineet ja rajalliset terveydenhuollon resurssit hankaloittavat yhteissuunnitteluun osallistumista ja muotoilun menetelmien käyttöönottoa. Terveydenhuollon muotoilusprinttien avulla voitiin edistää tiedon jakamista, muotoiluprosessin ymmärtämistä, erilaisten muotoilun menetelmien oppimista sekä sidosryhmien välisen synergian rakentamista. Muotoilusprintit voidaankin nähdä intensiivisenä johdatuksena palvelumuotoiluun ja yhteissuunnitteluun. Tutkimuksen päätuloksena luotiin käytännönläheinen viitekehys terveydenhuollon palvelumuotoilun alkuvaiheen tueksi – ennen virallisen kehittämisprosessin käynnistämistä. Viitekehys muodostuu kolmesta vaiheesta: vertailuanalyysi (benchmarking), valmistelu ja muotoilusprintti. Viitekehyksen avulla voidaan tarkastella palveluekosysteemien eri tasoja sekä sitä, miten alkuvaiheen suunnittelua voidaan selkeyttää esimerkiksi tarkastelemalla kehitettävän palvelun mittasuhteita ja kehittämisprosessin aikana tarvittavia resursseja sekä työarkeen soveltuvia muotoilun menetelmiä

Early Phase of Healthcare-Related Service Design

Healthcare organizations are under constant pressure to develop and reform. The object to be developed may vary from the hospital’s signs to national social and healthcare reforms. Service design and co-design provide one way to research and develop healthcare services. These different ways of approaching development can support and inspire people to participate in the development process. This research focused on examining the early phase of healthcarerelated service design and determining what is needed before starting an actual design process in a healthcare organization. The focus was narrowed to looking at the perspectives of healthcare professionals as well as how they can be introduced to service design and co-design and, thus, how to arouse their interest in design-driven development activities. These perspectives generated the main research question: How can service design and co-design approaches support the early phase of healthcarerelated service development? This article-based research is grounded in constructivism and encompasses a qualitative research project using case study and ethnography as the methodological choices. The research was carried out through four sub-studies, formulated as academic publications. Sub-study I investigated service design tools and collaborative practices used to support and develop customer journeys and hospital management practices. Sub-study II aimed to understand how patients’ experiences and co-design methods were used in the pre-construction phase of a new hospital. Sub-studies III and IV were conducted through three design sprints and assessed, for instance, the involvement of healthcare professionals as part of the design sprints and what were the strengths and weaknesses of the design sprints, especially in relation to the development of healthcare services. The findings from these sub-studies yielded the following conclusions. First, benchmarking is an important process both for developing hospital management practices and for selecting efficient design-based methods during the development process. Second, design methods are a way to create and share a vision, understand service ecosystems, concretize services, and gather evidence of the benefits of service design and co-design. Third, the pressured timescale and limited healthcare resources challenge participation in co-design and the usage of design methods. Lastly, the design sprint in healthcare is an efficient process for knowledge and information sharing, understanding the design process, learning different design methods, and creating synergy among stakeholders. Design sprints can, therefore, be seen as an intensive introduction to the service design field and co-design. The principle result of this research is a practical framework for the early phase of healthcare-related service design – before the actual development process. The framework introduces three main sub-phases: benchmarking, preparation, and design sprint. The framework allows for observing the different levels of service ecosystems, clarifying the early phase of healthcare-related service design, such as the dimensions of the service to be developed and the resources needed during the development process, and discussing the design methods suitable for everyday work.Terveydenhuollon organisaatiot ovat jatkuvien uudistuspaineiden alla. Kehitettävän kohteen mittasuhteet voivat vaihdella sairaalan opastauluista valtakunnallisiin sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksiin. Palvelumuotoilu ja yhteissuunnittelu tarjoavat yhden tavan tutkia ja kehittää terveydenhuollon palveluita. Nämä erilaiset kehittämisen tavat voivat tukea ja innostaa ihmisiä osallistumaan kehittämisen prosessiin. Väitöskirjassa tutkittiin terveydenhuollon palveluiden kehittämisprosessin alkuvaihetta terveydenhuollon organisaatiossa. Tutkimus rajattiin erityisesti terveydenhuollon ammattilaisten näkökulmiin, sekä siihen, millä tavoin ammattilaiset voidaan tutustuttaa palvelumuotoiluun ja yhteissuunnitteluun, ja miten herätetään heidän kiinnostuksensa muotoilulähtöiseen kehittämistoimintaan. Tästä lähtökohdasta syntyi tutkimuksen pääkysymys: miten palvelumuotoilun ja yhteissuunnittelun lähestymistavat voivat tukea terveydenhuoltopalveluiden kehittämisen alkuvaihetta? Väitöskirja on artikkelipohjainen. Sitä ohjaa konstruktivistinen paradigma. Tutkimusstrategia on laadullinen, ja sen metodologisia valintoja ovat etnografia ja tapaustutkimus. Väitöstutkimus on jaettu artikkeleiden mukaan neljäksi osatutkimukseksi. Ensimmäisessä osatutkimuksessa tarkasteltiin palvelumuotoilun työkaluja ja yhteissuunnittelun tapoja sairaalan johtamiskäytäntöjen tukemisessa ja kehittämisessä. Toisen osatutkimuksen tavoitteena oli ymmärtää, miten potilaiden kokemukset ja yhteissuunnittelun menetelmät on otettu huomioon sairaalanrakennusprojektin esisuunnitteluvaiheessa. Kolmannessa ja neljännessä osatutkimuksessa toteutettiin kolme muotoilusprinttiä. Niiden kautta tarkasteltiin muun muassa terveydenhuollon ammattilaisten osallisuutta osana muotoilusprinttiä sekä sitä, mitkä ovat muotoilusprinttien vahvuudet ja heikkoudet erityisesti terveydenhuollon palveluiden kehittämisessä. Näiden osatutkimusten kautta kiteytyivät vastaukset tutkimuskysymyksiin. Tutkimustuloksina kyettiin osoittamaan, että vertailuanalyysi, eli benchmarking, on tärkeä prosessi niin sairaalan johtamiskäytäntöjen kehittämisessä kuin toimivien muotoilulähtöisten menetelmien valinnassa kehittämisprosessin aikana. Muotoilun menetelmät osoittautuivat tavaksi luoda ja jakaa visioita, ymmärtää palveluekosysteemejä, konkretisoida palveluja ja kerätä todisteita palvelumuotoilun ja yhteissuunnittelun hyödyistä. Tulokset osoittavat, että aikataulupaineet ja rajalliset terveydenhuollon resurssit hankaloittavat yhteissuunnitteluun osallistumista ja muotoilun menetelmien käyttöönottoa. Terveydenhuollon muotoilusprinttien avulla voitiin edistää tiedon jakamista, muotoiluprosessin ymmärtämistä, erilaisten muotoilun menetelmien oppimista sekä sidosryhmien välisen synergian rakentamista. Muotoilusprintit voidaankin nähdä intensiivisenä johdatuksena palvelumuotoiluun ja yhteissuunnitteluun. Tutkimuksen päätuloksena luotiin käytännönläheinen viitekehys terveydenhuollon palvelumuotoilun alkuvaiheen tueksi – ennen virallisen kehittämisprosessin käynnistämistä. Viitekehys muodostuu kolmesta vaiheesta: vertailuanalyysi (benchmarking), valmistelu ja muotoilusprintti. Viitekehyksen avulla voidaan tarkastella palveluekosysteemien eri tasoja sekä sitä, miten alkuvaiheen suunnittelua voidaan selkeyttää esimerkiksi tarkastelemalla kehitettävän palvelun mittasuhteita ja kehittämisprosessin aikana tarvittavia resursseja sekä työarkeen soveltuvia muotoilun menetelmiä

Päivystyspoliklinikan viestinnän kehittäminen muotoilun menetelmillä: Toimintatutkimus Lapin keskussairaalan päivystyspoliklinikan sisäisestä viennistä, sen kehittämisestä sekä sen työskentelyprosessin visualisoinnista

Tiivistelmä: Pro gradu –tutkielmani tarkastelee Lapin keskussairaalan päivystyspoliklinikan työskentelyprosessia sisäisen viestinnän näkökulmasta. Sitä tutkittiin ja kehitettiin kuuden eri muotoilun menetelmän avulla, jotka mahdollistivat luovan ja käyttäjälähtöisen tavan ymmärtää päivystyspoliklinikan viestintää. Aihetta lähestyttiin vahvasti palvelumuotoilun näkökulmasta, jossa kehittäminen tapahtui yhdessä päivystyspoliklinikan ammattilaisten kanssa. Tämä tutkimus vastaa kahteen pääkysymykseen: miten päivystyspoliklinikan viestintää voidaan kehittää muotoilun menetelmillä, ja mitkä muotoilun menetelmät soveltuvat päivystyspoliklinikan tiedonkeruumenetelmiksi? Tutkimus oli osa MediPro-hanketta, jossa tutkittiin ja kehitettiin teknologiatuettuja toimintakäytäntöjä palvelumuotoilun keinoin. Tämä monimenetelmällinen tutkimus on toteutettu laadullisen toimintatutkimuksen ja suunnittelutieteen näkökulmista. Menetelmien tuottama aineisto on teemoiteltu. Merkittävimmiksi havaitut viestinnälliset tarpeet ja haasteet nostettiin esille SINCO-työpajassa, jossa niitä kehitettiin yhdessä hoitohenkilökunnan kanssa prototypoinnin avulla. Yhteiskehittämisen tuloksena ideoitiin ja konkretisoitiin muun muassa traumahälytyksen ja sen hoitoprosessin viestintää. Tutkimuksen tuloksista voidaan osoittaa, että lyhyet kysymyslaput, erilaiset havainnointitavat, visualisoidut haastattelut sekä prototypointi tuottivat eniten validia aineistoa tutkimukselle. Lisäksi erityisesti SINCO-työpajassa prototypointi edisti muutoksien hyväksyttävyyttä ja käyttöönottoa, sillä työpajassa konkretisoituja ideoita jalkautettiin hoitohenkilökunnan toimesta päivystyspoliklinikan sisällä. Menetelmien avulla kerätystä aineistosta tuotettiin lisäksi visualisoitu kuva päivystyspoliklinikan työskentelyprosessistaThis master’s thesis examines the communication processes at the emergency polyclinic in the Lapland Central Hospital. The aim was to investigate and to develop the communication processes involved through six different design methods, which enabled creative and usercentered ways to approach the subject. The research utilized service design, where the professionals at the emergency department participated in the development process. This study answers two research questions: How to develop the communication processes in an emergency polyclinic with design methods, and which methods are suitable for data collection at an emergency polyclinic? This research was part of the MediPro project, which investigated technology-supported service processes with a service design approach. This qualitative, multi-method research has been conducted from both action research and design research perspectives. The gathered data has been analysed into different themes. The most notable needs and challenges were unfurled in the Service Innovation Corner (SINCO) workshop by prototyping them with five nurses. For example, the trauma alarm and its nursing processes communication was incorporated and brainstormed further. Short questionnaires, multiple methods of field observation, interviews with visualization and prototyping generated the most valid data for this study. In addition, the prototyping session in the SINCO laboratory especially helped further the developed ideas. Some of the developed ideas were implemented inside the polyclinic. Another result of this research, a visualized map of the communication process, was developed and used in an emergency polyclinic